Als Alltagsbegleiter selbstständig machen: der Leitfaden für Berlin
Wer gründen kann, Qualitätsstandards, Antrag bei der Senatsverwaltung, Entlastungsbetrag, Höchststundensatz und Kundengewinnung. Mit Quellen für Berlin.
In Berlin können Sie sich nicht als Einzelperson anerkennen lassen. Gewerbliche Angebote zur Unterstützung im Alltag werden nur von juristischen Personen mit Sitz in Berlin anerkannt, zum Beispiel einer GmbH oder UG, und nur als Entlastungsangebote mit haushaltsnahen Dienstleistungen. Sie brauchen eine Fachkraft mit mindestens dreijähriger Ausbildung und spätestens im ersten Anerkennungsjahr mindestens drei Helfende mit einer Basisschulung von 30 Stunden. Den Antrag stellen Sie bei der Senatsverwaltung für Wissenschaft, Gesundheit und Pflege; laut service.berlin.de fallen keine Gebühren an. Der Höchststundensatz liegt bei 35,50 € einschließlich Anfahrt.
Endpreise, Einmalzahlung, Zugangscode sofort per E-Mail. Was ist der Unterschied?
Die wichtigsten Zahlen (Stand Oktober 2026)
Was macht ein Alltagsbegleiter, und was nicht?
Ein Alltagsbegleiter unterstützt pflegebedürftige Menschen zu Hause bei allem, was nicht Pflege ist: Gesellschaft leisten, Spaziergänge, Begleitung zu Arztterminen und Einkäufen, Vorlesen, Gedächtnistraining, Tagesstruktur geben und, je nach Anerkennung, Hilfe im Haushalt. Gleichzeitig entlastet er pflegende Angehörige, die Beruf und Pflege vereinbaren müssen.
Rechtlich heißt das Ganze „Angebot zur Unterstützung im Alltag“ nach § 45a SGB XI. Der Begriff „Alltagsbegleiter“ ist nicht geschützt. Entscheidend ist etwas anderes: Anerkannt wird nicht die Person, sondern das Angebot. Erst ein anerkanntes Angebot kann über die Pflegeversicherung abgerechnet werden.
Gewerbliche Angebote in Berlin bieten haushaltsnahe Dienstleistungen an: Reinigung, Wäsche, Einkauf und Botengänge, einfache Mahlzeiten und Begleitung außer Haus.
Klare Grenze zur Pflege
- Erlaubt: Betreuung, Begleitung, Aktivierung, Entlastung der Angehörigen und hauswirtschaftliche Unterstützung, soweit Ihr Angebot dafür anerkannt ist.
- Nicht erlaubt: Grundpflege (zum Beispiel Waschen oder Hilfe beim Toilettengang) und Behandlungspflege (zum Beispiel Medikamente geben oder Verbände wechseln). Das bleibt Aufgabe von Angehörigen oder Pflegediensten.
Lohnt sich die Selbstständigkeit als Alltagsbegleiter?
Der Bedarf ist groß und wächst. Ende 2023 waren in Deutschland knapp 5,7 Millionen Menschen pflegebedürftig. Knapp neun von zehn, also rund 4,9 Millionen, wurden zu Hause versorgt (Destatis, Pressemitteilung vom 18.12.2024). Jede dieser Personen hat ab Pflegegrad 1 Anspruch auf den Entlastungsbetrag, der nur für anerkannte Angebote eingesetzt werden kann.
Ihre Kunden sind deshalb nicht nur die Pflegebedürftigen selbst. Oft entscheiden die erwachsenen Kinder, die in einer anderen Stadt wohnen und eine verlässliche Person vor Ort suchen. Dazu kommen Selbstzahler ohne Pflegegrad, die sich Begleitung und Unterstützung leisten möchten.
Ob sich die Gründung für Sie rechnet, hängt vor allem an zwei Dingen: genug Kunden in Ihrem Einsatzgebiet und einer realistischen Kalkulation. Beides schauen wir uns unten im Abschnitt Stundensatz und Umsatz genauer an.
Wer bezahlt die Alltagsbegleitung?
Die meisten Kunden bezahlen Sie zumindest teilweise mit Leistungen der Pflegeversicherung. Für Entlastungsbetrag und Umwandlung muss Ihr Angebot nach Landesrecht anerkannt sein. Diese Budgets sind bundesweit gleich.
| Budget | Höhe | Wer hat Anspruch? |
|---|---|---|
| Entlastungsbetrag | bis zu 131 € pro Monat (1.572 € im Jahr) | Pflegebedürftige in häuslicher Pflege ab Pflegegrad 1 (§ 45b SGB XI) |
| Umwandlung | bis zu 40 % der ambulanten Pflegesachleistung | ab Pflegegrad 2, soweit die Sachleistung nicht ausgeschöpft wird (§ 45a Abs. 4 SGB XI) |
| Verhinderungspflege, auch stundenweise | aus dem gemeinsamen Jahresbetrag für Verhinderungs- und Kurzzeitpflege von bis zu 3.539 € im Jahr | ab Pflegegrad 2, wenn die Pflegeperson verhindert ist (§ 39, § 42a SGB XI) |
| Privatzahlung | frei vereinbart | alle Kunden, auch ohne Pflegegrad, und für Stunden über das Budget hinaus |
Verhinderungspflege ist auch stundenweise möglich, zum Beispiel wenn Angehörige einen Termin haben. Den Jahresbetrag teilen sich Verhinderungs- und Kurzzeitpflege; was im Einzelfall erstattet wird, klärt Ihr Kunde mit seiner Pflegekasse. Nach Praxiserfahrung rechnen Sie Verhinderungspflege auf einem eigenen Beleg ab, weil die Kasse sie als eigene Leistung bucht.
Nicht verbrauchte Beträge aus dem Entlastungsbetrag verfallen nicht sofort, sondern können in einen späteren Zeitraum übertragen werden. Für Ihre Planung heißt das: Manche Kunden haben ein angespartes Budget, mit dem sie anfangs mehr Stunden buchen.
Abgerechnet wird je nach Absprache direkt mit der Pflegekasse (mit Abtretungserklärung des Kunden) oder mit dem Kunden, der sich das Geld erstatten lässt. Für die direkte Abrechnung brauchen Sie ein Institutionskennzeichen. Rechnen Sie dabei mit Wartezeiten: Kostenträger zahlen nach Praxiserfahrung teils erst nach drei bis sechs Monaten.
Welche Voraussetzungen gelten in Berlin?
In Berlin regelt die Pflegeunterstützungsverordnung (PuVO), wann ein Angebot anerkannt wird. Für gewerbliche Angebote gelten zusätzlich die FAQ und die Qualitätsstandards des Kompetenzzentrums Pflegeunterstützung.
Wer in Berlin gründen kann
Sie gründen eine Gesellschaft (GmbH oder UG) mit Sitz in Berlin, eingetragen im Handelsregister. Gesellschaftsvertrag und Handelsregisterauszug gehören zum Antrag; Kosten für Notar und Register planen Sie ein. Grundlage sind die Pflegeunterstützungsverordnung (PuVO), die FAQ für gewerbliche Angebote und die Qualitätsstandards des Kompetenzzentrums Pflegeunterstützung (KPU).
Was Sie für die Anerkennung brauchen
- Fachkraft: abgeschlossene mindestens dreijährige Berufsausbildung (§ 3 Abs. 3 Nr. 5 PuVO); für rein haushaltsnahe Dienstleistungen auch Hauswirtschaft. Sie arbeitet mindestens 6 Stunden pro Woche im Angebot.
- Helfende: mindestens drei innerhalb des ersten Anerkennungsjahres, mit Basisschulung von 30 Stunden nach dem Mustercurriculum des KPU. Die Beschäftigung muss sozialversicherungs- und steuerrechtlich korrekt sein; es gilt der Mindestlohn.
- Leistungsumfang: mindestens 144 Unterstützungsstunden pro Jahr bei nicht geförderten Angeboten; im Jahresdurchschnitt mindestens 70 % der Stunden durch Helfende, höchstens 30 % durch die Fachkraft.
- Gesellschaft: GmbH oder UG mit Sitz in Berlin; Gesellschaftsvertrag und Handelsregisterauszug als Anlagen.
- Betriebshaftpflicht: Nachweis als Anlage zum Antrag; dazu die gesetzliche Unfallversicherung über die Berufsgenossenschaft.
- Führungszeugnis und Erste Hilfe: in den gesichteten Unterlagen nicht beziffert; fragen Sie beim KPU nach.
Antrag und zuständige Stelle
Den Antrag stellen Sie bei der Senatsverwaltung für Wissenschaft, Gesundheit und Pflege, Abteilung Pflege, Referat II D 22, Oranienstraße 106, 10969 Berlin. Beratung bietet das Kompetenzzentrum Pflegeunterstützung (KPU). Laut service.berlin.de fallen keine Gebühren an; die Bearbeitung dauert bei vollständigen Unterlagen etwa zwei Monate.
Pflichten nach der Anerkennung
- Sachbericht bis 31. März für das Vorjahr über das KPU
- monatliche Leistungsnachweise, vom Kunden unterschrieben
- jährliche schriftliche Kundenbefragung
- Änderungen vorher anzeigen; es folgt ein Änderungsbescheid
- Qualitätsstandards einhalten: mindestens drei Helfende im ersten Jahr, mindestens 144 Unterstützungsstunden, Verhältnis 70 zu 30, Fachkraft mindestens 6 Wochenstunden
Den ganzen Weg als Fahrplan
Der Gründungsfahrplan Alltagsbegleitung Berlin führt Sie in sieben Phasen durch Qualifikation, Konzept, Preis und Antrag, mit Aufgabenlisten, Fundstellen und Checkliste aller Nachweise. Das Gründerpaket enthält zusätzlich die Vorlagenmappe und einen Generator, der Ihre Unterlagen aus Ihren Angaben erstellt. Beide bestellen Sie online: Gründungsfahrplan bestellen (199 €) oder Gründerpaket bestellen (720 €).
Gewerbe, Steuern und Versicherung: was ist zu erledigen?
- Gewerbe und Rechtsform: Sie gründen eine GmbH oder UG mit Sitz in Berlin und melden das Gewerbe an. Handelsregisterauszug und Gesellschaftsvertrag gehören zum Antrag.
- Finanzamt: Nach der Anmeldung füllen Sie über ELSTER den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus.
- Umsatzsteuer: Leistungen anerkannter Angebote können nach § 4 Nr. 16 UStG von der Umsatzsteuer befreit sein. Nach Praxiserfahrung geht diese Befreiung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) vor. Die Einordnung bestätigt Ihnen das Finanzamt.
- Versicherung: Die Betriebshaftpflicht weisen Sie mit dem Antrag nach; die Beschäftigten sind über die Berufsgenossenschaft gesetzlich unfallversichert. Wenn Sie Kunden im eigenen Auto mitnehmen, klären Sie vorher mit Ihrer Kfz-Versicherung, ob diese Fahrten abgedeckt sind.
- Mitarbeitende: Wer Personal einstellt, darf den gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 € pro Stunde (seit 1. Januar 2026) nicht unterschreiten. In Berlin gehört Personal zum Modell; planen Sie Lohnkosten, Anmeldung zur Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft von Anfang an ein.
Welchen Stundensatz kann ich als Alltagsbegleiter in Berlin verlangen?
Für gewerbliche Angebote gilt ein Höchststundensatz von 35,50 € laut Kompetenzzentrum Pflegeunterstützung (abgerufen 22.10.2026). Anfahrt und Reinigungsmittel sind enthalten und dürfen nicht zusätzlich berechnet werden. Eine neuere Festsetzung war dort nicht veröffentlicht; prüfen Sie den Wert vor dem Antrag. Verbindlich ist die Auskunft Ihrer zuständigen Anerkennungsstelle.
Wichtig für die Kalkulation:
- Die Anfahrt ist im Höchststundensatz enthalten; Fahrtkosten dürfen Sie nicht gesondert berechnen.
- Planen Sie alle Nebenkosten in den Stundensatz ein.
- Urlaub, Krankheit, Terminabsagen und Büroarbeit bringen keinen Umsatz. Ihr Satz muss diese Zeiten mittragen.
Was der Entlastungsbetrag in Stunden bedeutet
131 € ÷ 35,50 € ≈ 3,7 Stunden pro Monat
Bei der Höchststundensatz von 35,50 € kann ein Kunde, der nur den Entlastungsbetrag einsetzt, rund 3,7 Stunden im Monat bei Ihnen buchen. Für 100 bezahlte Stunden im Monat bräuchten Sie rund 27 solcher Kunden. Das zeigt, warum Umwandlung und Verhinderungspflege ab Pflegegrad 2 und Selbstzahler für Ihre Auslastung so wichtig sind.
Rechenbeispiel Umsatz
100 Leistungsstunden × 35,50 € = 3.550 € Umsatz im Monat. Davon gehen noch Fahrzeug, Versicherungen, Krankenversicherung, Altersvorsorge und Steuern ab. Bei einem Angebot mit Personal gehen davon zusätzlich Löhne und Lohnnebenkosten ab. Was am Ende für Sie übrig bleibt, zeigt erst ein Finanzplan mit Ihren eigenen Zahlen.
Wie finde ich als Alltagsbegleiter die ersten Kunden?
Alltagsbegleitung ist ein Vertrauensgeschäft und fast immer lokal. Am besten funktionieren Wege, auf denen Sie Menschen genau dann erreichen, wenn der Bedarf entsteht.
- Öffentliche Verzeichnisse: Nach der Anerkennung erscheint Ihr Angebot in der Datenbank auf pflegeunterstuetzung-berlin.de und bei den Pflegekassen. Eine verständliche Beschreibung mit Einsatzgebiet und Preis ist hier Ihr wichtigstes Aushängeschild.
- Pflegeberatung und Pflegestützpunkte: Dort fragen Angehörige zuerst nach Entlastung.
- Arztpraxen, Apotheken und Stadtteilzentren: Flyer und persönliche Vorstellung beim Praxisteam.
- Sanitätshäuser: Wer einen Rollator oder ein Pflegebett bestellt, braucht oft auch Unterstützung im Alltag.
- Mobile Fußpflege und mobile Friseure: Sie sind regelmäßig bei Senioren zu Hause, genießen deren Vertrauen und sehen, wo Hilfe fehlt. Eine Empfehlung von ihnen wiegt schwer.
- Erwachsene Kinder: Sie suchen online nach Hilfe in der Nähe der Eltern. Dafür brauchen Sie eine Website und ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil.
- Lokalpresse: Ein Bericht über Ihr neues Angebot im Wochenblatt schafft schnell Vertrauen.
Planen Sie Kundengewinnung als Daueraufgabe. Kunden ziehen ins Pflegeheim oder versterben, und ohne laufende Nachfrage entstehen schnell Lücken in der Auslastung.
Die sieben häufigsten Fehler bei der Gründung
- Werbung vor der Anerkennung. Ohne Anerkennung können Kunden den Entlastungsbetrag nicht nutzen. Wer das erst im Erstgespräch merkt, verliert Kunden und Vertrauen.
- Zu knapp kalkuliert. Fahrzeiten, Ausfälle und Büroarbeit werden vergessen, die Obergrenze lässt wenig Spielraum nach oben.
- Zahlungsverzug unterschätzt. Wenn Pflegekassen erst nach Monaten zahlen, brauchen Sie Rücklagen für die Anlaufzeit.
- Leistungen nicht abgegrenzt. Wer sich zu pflegerischen Handgriffen überreden lässt, riskiert Haftung und Anerkennung.
- Lückenhafte Dokumentation. Ohne saubere Leistungsnachweise scheitert die Abrechnung mit der Kasse.
- Keine Vertretung geregelt. Für Urlaub und Krankheit brauchen Sie eine Lösung, die Sie auch im Konzept beschreiben.
- Fehlende Abgrenzung im Kopf. Sie kommen Ihren Kunden sehr nah. Klare Absprachen schützen vor unbezahlter Mehrarbeit und emotionaler Überlastung.
Wie lange dauert die Gründung einer Alltagsbegleitung?
Laut service.berlin.de dauert die Bearbeitung bei vollständigen Unterlagen etwa zwei Monate. Davor liegen die Gründung der Gesellschaft und der Aufbau des Teams.
Zum Vergleich ein Beispiel aus der Praxis in Nordrhein-Westfalen: Bei einer Gründung, die ich von Anfang an begleitet habe, vergingen rund zwei Monate von der Idee bis zum operativen Start. Der Anerkennungsbescheid kam innerhalb einer Woche nach Antragstellung, nach rund vier Monaten bestanden gut 25 Kundenverträge. Das ist ein Einzelfall und keine Zusage, und Abläufe in Berlin können abweichen. Er zeigt aber, dass ein vollständiger und stimmiger Antrag viel Zeit spart. Den Verlauf können Sie im Referenzbeispiel als PDF nachlesen.
Wie kann ich die Gründung finanzieren?
- Gründungszuschuss: Wer Arbeitslosengeld I bezieht und hauptberuflich gründet, kann ihn bei der Agentur für Arbeit beantragen. Voraussetzungen sind unter anderem ein Restanspruch von mindestens 150 Tagen und eine fachkundige Stellungnahme zur Tragfähigkeit. Es ist eine Ermessensleistung. Details stehen auf der Seite AVGS-Gründungscoaching.
- AVGS-Gründungscoaching: Wer arbeitslos oder arbeitsuchend gemeldet ist, kann sich mit einem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein auf die Gründung vorbereiten lassen. Bei bewilligtem Gutschein ist das Coaching kostenfrei. Dabei entstehen Businessplan und Finanzplanung für den Antrag auf Gründungszuschuss.
- BAFA-Förderung: Ist Ihr Unternehmen bereits angemeldet, kann Beratung im Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ bezuschusst werden. Die Entscheidung trifft allein das BAFA.
Welcher Weg zu Ihrer Situation passt, klären wir im kostenlosen Kennenlerngespräch. Mehr zur allgemeinen Gründungsberatung finden Sie unter Gründungsberatung.
Pflegereform: was sich ab 2027 ändern kann
Das Bundeskabinett hat am 30. September 2026 den Entwurf eines Pflegeneuordnungsgesetzes beschlossen. Der Bundestag hat ihn am 5. November 2026 in erster Lesung beraten; geplant ist ein Inkrafttreten am 1. Januar 2027. Danach soll der Entlastungsbetrag ab Pflegegrad 2 durch ein sogenanntes Sozialraumbudget ersetzt werden. Was das für Pflegegrad 1 und für die Abrechnung anerkannter Angebote genau bedeutet, entscheidet sich erst im weiteren Gesetzgebungsverfahren.
Stand: Gesetzentwurf, noch nicht beschlossen. Für Ihre Planung gilt bis auf Weiteres das geltende Recht. Wir aktualisieren diesen Ratgeber, sobald die Regelung feststeht.
Und in anderen Bundesländern?
Entlastungsbetrag und Umwandlung sind im SGB XI bundesweit geregelt. Die Anerkennung, die Qualifikation und die Preisvorgaben bestimmt dagegen jedes Bundesland in einer eigenen Verordnung. Dieser Leitfaden gilt deshalb nur in Berlin. Eine Übersicht mit den Regeln je Land finden Sie unter Alltagsbegleitung gründen in den Bundesländern, den Leitfaden für Nordrhein-Westfalen unter Als Alltagsbegleiter selbstständig machen in NRW.
Selbstständig als Alltagsbegleiter in Berlin: Fragen und Antworten
Was kostet es, sich in Berlin als Alltagsbegleiter selbstständig zu machen?
In Berlin kommen zu den üblichen Gründungskosten die Kosten für die Gesellschaft (Notar, Handelsregister, bei der GmbH das Stammkapital) und für das Team: Basisschulungen der Helfenden, Löhne ab dem ersten Monat, Betriebshaftpflicht und Berufsgenossenschaft. Die Anerkennung selbst ist laut service.berlin.de gebührenfrei. Dazu kommen Fahrzeug, Telefon, Flyer und Rücklagen für die Zeit, bis die ersten Zahlungen eingehen.
Wie viel verdient ein selbstständiger Alltagsbegleiter in Berlin?
Das hängt von Stundensatz und Auslastung ab. Bei der Höchststundensatz von 35,50 € ergeben 100 Leistungsstunden im Monat 3.550 € Umsatz. Davon gehen noch Kosten, Versicherungen, Vorsorge und Steuern ab, bei einem Angebot mit Personal auch Löhne. Fahrzeiten zählen nicht als Leistungsstunden.
Kann ich mich nebenberuflich als Alltagsbegleiter selbstständig machen?
Eine Gesellschaft können Sie grundsätzlich auch neben einer anderen Tätigkeit führen. Die Qualitätsstandards verlangen aber ein verlässliches Angebot: eine Fachkraft mit mindestens 6 Wochenstunden, mindestens drei Helfende im ersten Anerkennungsjahr und mindestens 144 Unterstützungsstunden im Jahr.
Wie lange dauert die Anerkennung in Berlin?
Laut service.berlin.de etwa zwei Monate bei vollständigen Unterlagen. Davor liegen die Gründung der GmbH oder UG und der Aufbau des Teams.
Darf ich als Alltagsbegleiter pflegen?
Nein. Grundpflege und Behandlungspflege gehören nicht zu Angeboten zur Unterstützung im Alltag. Erlaubt sind je nach Anerkennung Betreuung, Begleitung, Entlastung der Angehörigen und hauswirtschaftliche Unterstützung.
Brauchen meine Kunden einen Pflegegrad?
Für die Abrechnung über die Pflegekasse ja: Den Entlastungsbetrag gibt es ab Pflegegrad 1, die Umwandlung und die Verhinderungspflege ab Pflegegrad 2. Kunden ohne Pflegegrad können Ihre Leistungen privat bezahlen.
Wie hoch darf mein Stundensatz in Berlin sein?
Für gewerbliche Angebote gilt ein Höchststundensatz von 35,50 € (Kompetenzzentrum Pflegeunterstützung, abgerufen 22.10.2026). Anfahrt und Reinigungsmittel sind enthalten und dürfen nicht zusätzlich berechnet werden.
Gilt dieser Leitfaden auch für andere Bundesländer?
Nein. Entlastungsbetrag und Umwandlung gelten bundesweit, Anerkennung, Qualifikation und Preisvorgaben regelt aber jedes Bundesland selbst. Dieser Leitfaden beschreibt die Regeln in Berlin. Die Regeln je Land zeigt unsere Länderübersicht.
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Über den Autor: Oliver Holz
Gründungsberater in Hilden, beim BAFA als Beratungsunternehmen gelistet und als Coach für AVGS-Gründungscoaching zugelassen (über FounderFox). Er hat selbst die Qualifizierung zum Alltagsbegleiter nach § 45a SGB XI für NRW bei der Online Pflege Akademie absolviert und die Gründung eines anerkannten Angebots zur Unterstützung im Alltag in NRW von der Idee bis zum laufenden Betrieb begleitet. Aus dieser Erfahrung sind der Fahrplan und die Vorlagen entstanden.
Quellen
- § 45a SGB XI: Angebote zur Unterstützung im Alltag, Umwandlung des Sachleistungsbetrags
- § 45b SGB XI: Entlastungsbetrag
- Kompetenzzentrum Pflegeunterstützung: FAQ gewerbliche Angebote (09/2025)
- Qualitätsstandards für gewerbliche Angebote (01/2025)
- service.berlin.de: Anerkennung eines Angebots zur Unterstützung im Alltag
- Statistisches Bundesamt: 5,7 Millionen Pflegebedürftige zum Jahresende 2023
Dieser Ratgeber gibt einen Überblick nach Recherchestand Oktober 2026. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Verbindlich sind der aktuelle Gesetzes- und Verordnungstext und die Auskunft Ihrer zuständigen Stelle.
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